Personalberatung vs. Eigenrecruiting: Der ehrliche Kostenvergleich für Kanzleien

Die Frage taucht in fast jedem Erstgespräch auf: Lohnt sich eine Personalberatung, oder ist die Suche in Eigenregie günstiger? Die Antwort hängt weniger vom Honorar ab als von den Kosten, die im Eigenrecruiting selten sichtbar gemacht werden. Dieser Beitrag stellt beide Wege mit realistischen Zahlen gegenüber.

Was Eigenrecruiting tatsächlich kostet

Die direkten Kosten sind schnell benannt: Eine Stellenanzeige auf einer der großen Plattformen kostet je nach Laufzeit und Reichweite zwischen 600 und 2.500 Euro. Dazu kommen häufig Zusatzpakete für Sichtbarkeit, ein Auftritt auf einer Karriereseite und gelegentlich Social-Media-Werbung. Bis hierhin liegen viele Kanzleien bei 1.500 bis 4.000 Euro pro Vakanz.

Die eigentlichen Kosten entstehen jedoch in der Arbeitszeit. Sichtung von Bewerbungen, Terminkoordination, Erstgespräche, Zweitgespräche, Absagen, Nachfassen bei Kandidaten, die sich nicht melden: Kanzleien, die ihren Aufwand ehrlich erfassen, kommen pro Besetzung auf 25 bis 50 Stunden. Wird diese Zeit von Partnerinnen und Partnern erbracht, deren Stundensatz bei 150 bis 250 Euro liegt, entstehen kalkulatorische Kosten von 4.000 bis über 12.000 Euro – zusätzlich zu den Anzeigenkosten und zu Lasten der abrechenbaren Zeit.

Der Faktor, der am meisten kostet: Vakanzzeit

Eine unbesetzte Stelle kostet Umsatz. Eine erfahrene Steuerfachangestellte erwirtschaftet je nach Mandatsstruktur einen Deckungsbeitrag von 6.000 bis 12.000 Euro im Monat. Bleibt die Position sechs statt drei Monate offen, liegt der Verlust bei 18.000 bis 36.000 Euro – deutlich über jedem Beratungshonorar.

Hinzu kommt die Belastung des Teams. Überstunden, verschobene Abgabefristen und Mandantenunzufriedenheit erzeugen Folgekosten, die sich schwer beziffern lassen, aber in Kündigungen sichtbar werden. Wie sich das verhindern lässt, beschreibt unser Beitrag zu Benefits und Mitarbeiterbindung.

Das Honorarmodell der Personalberatung

Spezialisierte Personalberatungen im Tax- und Legal-Bereich arbeiten überwiegend erfolgsbasiert. Üblich sind 20 bis 30 Prozent des Bruttojahreszielgehalts, fällig bei Vertragsunterzeichnung. Bei einem Jahresgehalt von 50.000 Euro entspricht das 10.000 bis 15.000 Euro. Seriöse Anbieter gewähren zusätzlich eine Nachbesetzungsgarantie innerhalb der Probezeit.

Rechnerisch entscheidend ist nicht der Betrag, sondern die Gegenüberstellung: Anzeigenbudget plus interne Arbeitszeit plus verlängerte Vakanz stehen einem Honorar gegenüber, das erst bei Erfolg anfällt und keine internen Kapazitäten bindet.

Wann Eigenrecruiting die bessere Wahl ist

• Die Kanzlei hat eine starke Arbeitgebermarke und erhält regelmäßig Initiativbewerbungen.
• Es gibt eine dedizierte HR-Person mit Erfahrung im Kanzleimarkt.
• Die Position ist gut besetzbar: Berufseinstieg, Teilzeit im ländlichen Raum ohne Wettbewerbsdruck, Ausbildungsplätze.
• Die Besetzung ist zeitlich unkritisch, weil die Aufgaben im Team aufgefangen werden können.

Wann sich externe Unterstützung rechnet

• Die Stelle war bereits drei Monate ausgeschrieben, ohne dass geeignete Bewerbungen eingingen.
• Gesucht werden Profile, die aktiv nicht suchen – Berufsträger, Teamleitungen, Spezialisten.
• Die Besetzung muss vertraulich erfolgen, etwa bei einer geplanten Nachfolge.
• Die Vakanz kostet messbar Umsatz oder gefährdet Mandate.

Eine strukturierte Entscheidungshilfe bietet auch unser Beitrag Personalberatung Steuerkanzlei: Lohnt sich das für Sie?.

Kostenvergleich in der Praxis

Ein realistisches Rechenbeispiel für die Besetzung einer Stelle mit 50.000 Euro Jahresgehalt: Im Eigenrecruiting entstehen 2.500 Euro Anzeigenkosten, 35 Stunden interne Zeit zu 180 Euro (6.300 Euro) und fünf Monate Vakanz statt drei (rund 16.000 Euro entgangener Deckungsbeitrag) – in Summe knapp 25.000 Euro. Über eine spezialisierte Beratung fallen 12.500 Euro Honorar an, die interne Zeit sinkt auf etwa acht Stunden und die Vakanz verkürzt sich; die Gesamtbelastung liegt bei rund 15.000 Euro.

Diese Zahlen sind kein Automatismus. Sie zeigen aber, warum der Vergleich zwischen Honorar und Anzeigenpreis in die Irre führt. Wer entscheiden will, sollte die eigene Vakanzzeit, den internen Stundenaufwand und den Deckungsbeitrag pro Position kennen – drei Kennzahlen, die sich in jeder Kanzlei innerhalb eines Nachmittags ermitteln lassen.